Du entscheidest selbst
Werkzeugkasten / Tipps
für Analysen, Entscheidungen
Schreib es auf !!!
Entscheide nach bestem "Wissen und Gewissen" und dokumentiere Deine Entscheidungen
So kannst später Du zu Deinen Entscheidungen stehen und aus Fehlern lernen.
Denn im Nachhinein ist es leicht zu sagen, dass eine falsche Entscheidung getroffen wurde.
Mehr als 7 Argumente kann man kaum gleichzeitig im Kopf abwägen.
Aufschreiben hilft, Optionen und Argumente vor Augen zu haben und alle zu berücksichtigen.
Weiter unten sind Methoden zur Betrachtung von Argumenten beschrieben.
"In einem Bewerbungsgespräch hatte ich einen sehr überzeugenden Bewerber. Aber irgendwie passte was nicht (Bauchgefühl). Eine Notiz gemacht und später nachgeprüft. Der Bewerber hatte falsche Angaben gemacht!"
Höre auch auf Dein "Bauchgefühl", Deine Intuition, Deine Emotionen, denn manchmal fehlen Dir die offensichtlichen Argumente, aber Dein Unterbewußtsein hat etwas erkannt.
Warum? x 7
Eine einfache Analysemethode
Frage nicht einmal "Warum", sondern 7 oder mehr Male, um auf den Grund der Dinge zu kommen
Die Kinder machen das gerne: sie fragen und fragen und fragen, bis die Erwachsenen die Geduld verlieren.
Beispiel: Warum ist die Brücke in Baltimore eingestürzt: Schiff hat Pfeiler gerammt. Warum? Pfeiler war nicht durch Insel/Form geschützt und das Schiff konnte nicht steuern. Warum? Das Schiff hatte keinen Strom für die Lenkung. Warum? Der Stromgenerator war ausgefallen. Warum? Der Diesel für den Generator war verschmutzt. Warum? Es wurde billiges Schweröl getankt. Warum? Kein Kunde wäre bereit, Zusatzkosten für besseres Öl zu zahlen, die Mitbewerber machen das auch so. (27.03.2024)
Die 6 W's:
Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wieviel, Warum
Diese 6 Fragen(7 Fragen in Frankreich, dort wurde das "Wieviel" hinzugefügt) mit ihren Antworten geben oft ein gutes Gerüst, um während einer Analyse etwas zu hinterfragen und zu dokumentieren.
Dokumentierst Du Maßnahmen, vergißt Du mit den 6 W's nichts und kannst im "Wie" genauere Informationen zur Ausführung geben.
Du möchtest etwas Analysieren, einen Artikel schreiben, ein Plakat entwerfen.... die 6W's sind ganz häufig eine gute Hilfestellung, damit man an alles denkt. Lerne sie auswendig.
Beispiele findest Du hier:
Fragen zur Analyse im privaten / beruflichen Umfeld
Funfact: Alkuin hat um 780 n. Chr. diese W's dem europäischen Herrscher Karl dem Großen, Carolus Magnus, beigebracht. Diese wurden zur Basis dessen effektiven herrschaftlichen Handelns.
Der Ursprung dieser Methode liegt schon bei Aristoteles
Worüber reden wir überhaupt...
Mengengerüst
Immer wieder werdet Ihr es erleben, dass nicht definiert ist, worüber überhaupt geredet/entschieden wird und man verliert sich gern in ein Detail, anstelle den Fokus auf das zu legen, was die größten Auswirkungen hat.
Dafür braucht man ein Mengengerüst, eine Quantifizierung des Problemraumes.
Häufig hilft die Regel, dass man mit 20% des Aufwandes 80% der Situationen abdecken kann. Also lohnt es sich, zu erkennen, was die normalen Situationen sind
Beispiel: Der Einsturz der Brücke in Baltimore Wenn jetzt gefordert wird, man müsse die Gesetzeslage verbessern, damit so etwas nicht passieren kann, sollte man sich vorher mal ein Mengengerüst überlegen.
Wie häufig kommt so etwas vor (fast nie).
Wieviel Brücken haben wir, bei denen die Pfeiler ungeschützt von großen Schiffen erreicht werden können? Keine!!!
Was kostet wen die möglichen Baumaßnahmen (den Schaden in Baltimore wird wahrscheinlich die private Schiffsversicherung zahlen. Baumaßnahmen an unseren Brücken die Allgemeinheit, der Steuerzahler.).... Ergebnis: über Änderungen, Bauvorschriften, Verordnungen, Gesetze sollte nicht gesprochen werden.
Wieviele betrifft es?
Wieviel Geld ist involviert?
Wie Lange ist es (Zeit)?
Welche wichtigen Kennzahlen?
Reden wir über einen Einzelfall?
Wie häufig tritt das auf?...
Suche nach Muda (Verschwendung)
Muda ist ein japanisches Wort für Verschwendung - und in den 80er Jahren waren japanische Managementmethoden "Hip".
Bei Deiner Entscheidungsvorbereitung überprüfe, ob Du Verschwendung betreibst, also Energie und Material für etwas verwenden möchtest, ohne dass das wirklich notwendig wäre.
Entsteht Doppelarbeit?
Werden unnötige Transporte/Bewegungen erfolgen?
Ist eine Tätigkeit überflüssig?
Gibt es Wartezeiten?
Faulheit ist mein Lebensprinzip:
1. Überlege, ob Du eine Arbeit vermeiden kannst.
2. Wenn nicht, überlege, ob Du eine Arbeit delegieren kannst.
3. Wenn nicht, überlege, wie Du die Arbeit möglichst
effizient machst.
4. Dann erledige die Arbeit
5. Feiere das Ergebnis.
Zeitmanagement: Was ist Dir Zeit wert.
Das ist mir ein besonders wichtiges Thema, denn nur, wenn Ihr wißt, wofür ihr vielviel Zeit verwendet bzw. ob es Euch die Zeit wert ist, könnt ihr viele Entscheidungen treffen.
Oft wird auch die Zeit nicht mit bei Entscheidungen berücksichtigt.
Beispielsweise wird eine neue Software eingeführt - aber keiner berechnet, wieviel Zeit die Anwender brauchen, um mit der neuen Software genauso effizient zu sein, wie mit der bisherigen Software.
Weiter unten sind 2 Methoden vorgestellt
1) Analyse, wann im Tagesverlauf Du am effektivsten arbeiten kannst
Umwelt-Betrachtung
Ökologischer Fußabdruck
Es gibt richtige Umweltverträglichkeitsanalysen - und die sind inzwischen teilweise auch verpflichtend. Aber Du kannst eigentlich durch ein paar einfache Gedanken schon viel erreichen.
Denke bei Deiner Entscheidung:
- Welche Auswirkungen hat diese Entscheidung auf die Umwelt?
- Bin ich bereit, die Umwelt mit den Konsequenzen meiner Entscheidung zu belasten?
- Kann ich Energie oder Ressourcen einsparen, damit es für die Umwelt verträglicher wird?
Schlechtes Beispiel: Ich möchte Euch mit meinem Wohnmobil besuchen kommen - Damit verbrauche ich Sprit - Diesen Winter habe ich fast 2000 l Heizöl eingespart, indem ich mit Holz und sehr wenig geheizt habe: Damit kann ich fast 20.000 km fahren, ohne den ökologischen Fußabdruck zu vergrößern.
Interessenanalyse (Stakeholder-Analysis)
Um Entscheidungen treffen bzw. auch nachvollziehen zu können, lohnt es sich sehr oft, Dir zu überlegen, wer welche Interessen an einer Entscheidung hat und dieses zu dokumentieren.
Wer beeinflußt die Entscheidung,
z.B. Freunde oder Management.
Wer trifft die Entscheidung mit welchem Hintergrund?
Beispiel: Ich treffe die Entscheidung, aber habe enormen (Zeit-)Druck von aussen, endlich eine Entscheidung zu fällen
Wer hat welchen Nutzen oder welche Nachteile aus einer Entscheidung.
Diese Methode wende ich fast täglich an!
Nur gedanklich: Wenn ich Nachrichten aus der Politik höre/lese, um zu verstehen, wer wohl diese Entscheidung vorbereitet hat - und wer den Nutzen hat bzw. dafür bezahlt.
Und dann, ob das Auswirkungen auf mich hat.
Nicht zu vergessen ist die Position desjenigen, der diese Informationen veröffentlicht.
Beispiele für die 6 W's
1) Die 6 W's als Fragen bei einer Analyse
Beipiel Privat:
Wer war für die Entscheidung verantwortlich: Ich habe den Entscheidung vorbereitet und mit meiner Ehefrau haben wir die Entscheidung gemeinsam getroffen.
Was: Kauf eines kleinen Autos (Smart MCC)
Wann: 2018
Wo: In ca. 50km Entfernung/ Haustüre
Wie: Der Verkäufer brachte uns das Auto und ich fuhr den Verkäufer in seinen Heimatort zurück.
Wieviel: 1200 Euro
Warum: Wir brauchten ein Auto mit Automatik-Getriebe, welches auch günstig von der Steuer/Versicherung ist, um als Zweitfahrzeug für die Kurzstrecken eingesetzt zu werden.
Beispiel aus der Automobil-Industrie:
Wer war für diese Entscheidung verwantwortlich. Wer hat sie vorbereitet und welches Entscheidungsgremium hat entschieden
Die Entwicklungsleiter des Unternehmens initiierten die Entscheidungsfindung. Ein Team mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und Standorten unter der Leitung von Herrn X bereitete die Entscheidung vor. Nach den Entwicklungsleitern wurde die entgültige Entscheidung vom Vorstand des Unternehmens getroffen.
Was wurde entschieden. Was wurde offen gelassen
Es wurde entschieden, eine IT-Software A für ein weltweit einheitliches Config- und Change-Management von der Firma B zu kaufen und weltweit auszurollen. Projektbudget und Zeitrahmen wurde ebenfalls beschlossen. Offen blieb, ob die IT-Software A, die auch Requirement Management Funktionalitäten hat, vollständig das bisherige Requirement Management System B ersetzen soll.
Wann wurde diese Entscheidung gefällt. Wann gilt die Entscheidung nicht mehr (Bis wann / Gültigkeit)
Die Entscheidung wurde 2010 getroffen und ein erster Vertrag über 6 Jahre mit jährlicher Verlängerung beschlossen. 2020 gab es eine neue Entscheidung, die eine Ablösung der IT-Software A durch die IT-Software C der Firma D vorsieht.
Wo wurde diese Entscheidung getroffen und wo gilt sie.
Die Entscheidung wurde in Deutschland für sämtliche Standorte weltweit getroffen.
Wie wurde die Entscheidung getroffen:
Die Funktionalitäten der verschiedenen verfügbaren Systemen wurden durch Mitarbeiter der Fachabteilungen bewertet und verglichen. Kosten für Lizenzen, IT-Infrastruktur und IT-Kosten wurden von einem Team aus der IT abgeschätzt. Der Einkauf führte die Verhandlungen mit den verschiedenen Anbietern.
Die Einzelergebnisse wurden in einer Nutzwert-Analyse zusammengetragen. Für die Entscheider wurde der Foliensatz xy zusammengestellt, die von Vorstandsmitglied M. dem Vorstand zur Entscheidung vorgelegt wurde.
Wieviel: 20.000 user weltweit; Budget XX Millionen
Warum wurde die Entscheidung getroffen?
Aus historischen Gründen (Zusammenlegung mehrerer Unternehmen / Zukäufe) waren fast alle auf dem Markt befindlichen Config-Change-Management Tools innerhalb des Unternehmens im Einsatz. Dadurch waren die Kosten für Betrieb und Instandhaltung dieser Systeme höher, als für ein einheitliches System. Ein Datenaustausch zwischen den Systemen war nicht möglich und Versetzungen von Mitarbeitern führten zu zusätzlichen Aufwänden.
Beispiele für die 6 W's
2) Ein Plakat entwerfen (Inhalt)
Wer
Sängerchor
Was
Frühlingskonzert
Internationale Lieder für 4-stimmigen Chor
Wann
21. März 2025
18:00 Uhr
Einlass ab 17:30
Wo
Festwiese
Wie
Plakat sollte im Hintergrund ein Bild des Chores im Sommer zeigen.
Wieviel
50 Plakate werden benötigt
Warum
(Belohnung für die Probenarbeit / Spenden)
Der Eintritt ist frei
Spenden sind herzlich willkommen
(Impressum/Kontakt)
Veranstalter: Stawi Am Berg 1, Sängerstadt, Tel.: 0123 / 5678
Wann am Tage bis Du am effektivsten?
Kennst Du Dich selbst?
Zu welcher Zeit am Tag bist Du am effektivsten?
Das ist ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich, aber Du kannst das für Dich herausfinden.
Messe einmal über 24 Stunden hinweg stündlich Deine Körpertemperatur - und Du wirst feststellen, dass sie um ca. 2 Grad schwankt - am kühlsten in der Nacht - und während des Tages meist 2x am höchsten. Du kannst dafür ein Fieberthermometer verwenden.
Wenn Deine Körpertemperatur am höchsten ist, ist Dein Gehirn am besten durchblutet, Du bist am leistungsfähigsten.
Nutze Dein Wissen über Dich selbst und lege in diese Zeit die Tätigkeiten, die die höchste Konzentration erfordern.
Anwendung:
Im Arbeitsleben habe ich mir im Kalender meine produktivsten Zeiten für konzentriertes Arbeiten reserviert, damit ich nicht diese Zeit in Meetings verbringe.
Meetings oder ernsthafte Gespräche vor 9 Uhr habe ich möglichst vermieden, da ich da noch mundfaul und träge bin.
Angeblich sind 70% der Menschen "Lerchen", die ihre erste produktive Zeit Vormittags haben.
Die "Eulen" sind hingegen Nachts aktiv und haben ihren ersten produktivsten Zeitpunkt gegen Mittag und ihren zweiten Peak erst gegen Abend.
Persönliche Zeiterfassung nach Kategorien
Womit habe ich meine Zeit verbracht?
Erster Schritt, Deine Zeit für Dich zu gestalten, ist zu wissen, wozu Deine Zeit verwendest.
Wieviel schläfst, isst, arbeitest Du?
Wieviel Zeit verbringst Du im Verkehr, wieviel Zeit zum Träumen, mit Deinen Freunden/Familie oder den Dingen, die Du gerne machst?
Möchtest Du wissen, wieviel Zeit Du für Deine Aktivitäten (Sportart, Musikinstrument, Lesen, Reisen...) im letzten Jahr aufgewendet hast (vielleicht, um zu messen, ob Du eines Deiner Ziele erreicht hast?)
1) Wächentliche /Monatliche Stichprobe:
Erstelle eine Liste von Zeitkategorien, die Du erfassen möchtest.
Schreibe eine Woche/ einen Monat lang grob die Zeiten / Zeitdauern für diese Kategorien auf.
Überraschungen für Dich?
Natürlich kannst Du die Zeiterfassung regelmäßig machen, wie ich auch.
Für einige Kategorien habe ich mir (2025) auch zeitliche Jahresziele gesetzt, die ich jetzt erfasse: Zeit zum Schlafen, Hausarbeit, Zeit für meine musikalischen Aktivitäten, Zeit im Garten, Zeit für meine Aktivitäten als Consultant und für die Erstellung der Webseiten, Zeit für Reisen...
Smartwatch als Werkzeug zur Zeiterfassung
Mit meiner Smartwatch erfasse ich nicht nur meine sportlichen Aktivitäten, sondern habe sie zweckentfremdet, um auch meine anderen Kategorien zu erfassen.
Kategorien, die auf der Smartwatch nicht existieren habe ich Sportarten zugeordnet, die ich sowieso nicht mache - und dann dementsprechend umbenannt.
Beispielsweise Lesen = "Angeln" oder für Musik = "Paddleball".
Also wenn ich ein Musikinstrument übe, aktiviere ich am Beginn die Sportart "Paddleball" und am Ende speichere ich diese und habe damit die Zeit für diese Kategorie erfasst.
Mit Garmin kann ich mir "Ziele" definieren, was ich für die von mir erfassten Kategorien gemacht habe, um eine Auswertung meines Fortschrittes in Zeitstunden innerhalb des Jahres zu haben.
Stand Anfang Nov 2025 habe ich beispielsweise 104 Stunden für die Consultantaktivität mit Webseitenerstellung erfasst.
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